Hinweisgeber kann jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin sein bzw. Personen in vergleichbarer Position, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Ebenfalls können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der Sparkasse über Verstöße Kenntnis erlangen, diese an die Hinweisgeberstelle melden.

Nach gesetzlicher Vorgabe ist die interne Meldestelle zur Untersuchung aller Hinweise bei Verstößen gegen das deutsche Strafrecht, gegen bestimmte Bußgeldvorschriften (z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz), gegen das GwG, gegen das KWG, gegen europäisches Recht, gegen aufsichtsrechtliche Regelungen, gegen den Verhaltenscodex oder Mitarbeiterleitlinien und ähnliche rechtliche Verstöße zu melden. Die Kenntnisse über die möglichen Verstöße müssen im beruflichen Kontext erlangt worden sein. Eine genaue Auflistung aller Gesetze finden Sie unter § 2 HinSchG.

Die Meldestelle hat während des gesamten Prozesses die Vertraulichkeit sowohl der hinweisgebenden Person, als auch die Person, die Gegenstand der Meldung ist, zu wahren. Die Identität der hinweisgebenden Person sowie betreffenden Personen werden nach Maßgabe des HinSchG und des BDSG vertraulich behandelt und ausschließlich den Personen bekannt gegeben, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind. Hinweisgebende Personen werden insbesondere nach § 36 HinSchG vor Repressalien und Benachteiligungen, z.B. Disziplinarmaßnahmen, Kündigungen aufgrund der Meldung geschützt. Bereits die Androhung oder der Versuch der Benachteiligung ist untersagt. Dieser Schutz besteht nicht, sofern die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige oder falsche Informationen über das Hinweisgebersystem gemeldet hat.

Die Dauer der Prüfung kann von einigen Tagen bis mehrere Monate dauern. Sie ist abhängig von Umfang und Komplexität des Sachverhalts.

Nach Eingang Ihrer Meldung wird diese durch die zugriffsberechtigte Person der internen Meldestelle zunächst auf Stichhaltigkeit hin überprüft, d.h. es wird geprüft, ob der sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG eröffnet ist und ob es genügend Hinweise für einen Verstoß gibt. Falls nach der ersten Beurteilung des gemeldeten Sachverhaltes von der internen Meldestelle hinreichende Verdachtsmomente für einen Verstoß angenommen werden, können angemessene Folgemaßnahmen zur weiteren Sachverhaltsaufklärung, z.B. interne Befragungen eingeleitet werden.

Die hinweisgebende Person erhält während der Untersuchungsdauer Rückmeldung über den Status der Bearbeitung seiner Meldung. Spätestens 7 Tage nach der Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung. Innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung hinsichtlich geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen, sowie die Gründe für diese.

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit anonym einen Hinweis bei der Hinweisgeberstelle abzugeben. Auch anonym eingehende Hinweise werden durch die interne Meldestelle, soweit möglich, untersucht. Wir weisen Sie jedoch ausdrücklich daraufhin, dass im Rahmen einer anonymen Meldung die Möglichkeit etwaiger Rückfragen zur Sachverhaltsaufklärung sowie einer Rückmeldung bei den bestehenden Meldekanälen nicht möglich ist.

Die von Ihnen abgegeben Daten werden im Rahmen des gesamten Prozesses vertraulich und datenschutzkonform gespeichert. Ein Zugriff auf diese Daten ist ausschließlich auf die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle begrenzt und darf nur in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen an zuständige Stelle zur weiteren Sachverhaltsaufklärung weitergeleitet werden. Die Meldestelle hat in solchen Fällen die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Ist die Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person für die Vornahme weiterer Folgemaßnahmen notwendig, ist vor der Weitergabe eine schriftliche Einwilligung einzuholen.  Die Dokumentation wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Aufbewahrung der Dokumentation kann erforderlich sein, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen.