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Sparkasse Trier
Theodor-Heuss-Allee 1
54292 Trier

Das Hinweisgebersystem der Sparkasse Trier

Das Hinweisgebersystem der Sparkasse Trier

Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, aufsichtsrechtlicher und interner Regelungen, die Prinzipien unseres Verhaltenskodex und unserer Mitarbeiterleitlinien haben für die Sparkasse Trier zur Erfüllung einer erfolgreichen Compliance-Kultur oberste Priorität. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, sind wir darauf angewiesen, dass mögliche Rechtsverstöße und Fehlverhalten im beruflichen Kontext auch gemeldet werden. Durch die Meldung von Verstößen ist eine frühzeitige Aufarbeitung und Unterbindung möglich, um Schaden von uns, unseren Beschäftigten, Geschäftspartnern und Kunden und Kundinnen abzuwenden. Durch das nunmehr am 02. Juni 2023 verkündete Hinweisgeberschutzgesetz werden die bereits bestehenden Systeme erweitert und konkretisiert. 

Die wichtigsten Säulen unseres neu überarbeiteten Hinweisgebersystems sind die Unabhängigkeit unserer internen Meldestelle, die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Personen sicherzustellen und den Grundsatz des fairen Verfahrens zu gewährleisten. Hinweisgebende Personen haben insbesondere durch die Abgabe einer Meldung oder eines Hinweises keine Repressalien oder Benachteiligungen zu befürchten, soweit keine missbräuchliche Nutzung der Hinweisgebermeldestelle durch falsche oder grob fahrlässige Meldungen vorliegt.

Eine Meldung an unser Hinweisgebersystem abgeben

Das interne Hinweisgebersystem der Sparkasse bietet verschiedene Kanäle, um z.B. Verstöße gegen das deutsche Strafrecht, gegen bestimmte Bußgeldvorschriften (z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz), gegen das Geldwäschegesetz, gegen das Kreditwesengesetz, gegen europäisches Recht, gegen aufsichtsrechtliche Regelungen, gegen den Verhaltenscodex oder Mitarbeiterleitlinien und ähnliche rechtliche Verstöße zu melden. Die Kenntnisse über die möglichen Verstöße müssen im beruflichen Kontext erlangt worden sein.

Um Verstöße möglichst schnell und umfassend bearbeiten zu können, ist es wichtig, dass Ihre Meldung so viele konkrete Informationen wie möglich enthält. Beachten Sie hierfür bitte die fünf W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?

Schriftlich

  • über (Haus-) Post mit dem Zusatz „persönlich“ an:
    Sparkasse Trier
    Hinweisgeberstelle der Sparkasse Trier
    persönlich / vertraulich / nur von der internen Meldestelle zu öffnen
    Theodor-Heuss-Allee 1
    54292 Trier 

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie bei Anfertigung eines Protokolls zur Dokumentation Ihrer Meldung das Recht haben, Einsicht in dieses zu nehmen, es ggfs. zu korrigieren und durch (elektronische) Unterschrift die Richtigkeit zu bestätigen. Neben dem internen Hinweisgebersystem der Sparkasse können sich Beschäftigte an ihre Führungskraft, Arbeitnehmervertreter, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Personalabteilung sowie externe Meldestellen wenden.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Sie haben offene Fragen? Schauen Sie doch in unserer Übersicht der häufig gestellten Fragen.

Wer kann Verstöße melden?

Hinweisgeber kann jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin sein bzw. Personen in vergleichbarer Position, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Ebenfalls können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der Sparkasse über Verstöße Kenntnis erlangen, diese an die Hinweisgeberstelle melden.

Welche Arten von Verstößen können der internen Meldestelle gemeldet werden?

Nach gesetzlicher Vorgabe ist die interne Meldestelle zur Untersuchung aller Hinweise bei Verstößen gegen das deutsche Strafrecht, gegen bestimmte Bußgeldvorschriften (z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz), gegen das GwG, gegen das KWG, gegen europäisches Recht, gegen aufsichtsrechtliche Regelungen, gegen den Verhaltenscodex oder Mitarbeiterleitlinien und ähnliche rechtliche Verstöße zu melden. Die Kenntnisse über die möglichen Verstöße müssen im beruflichen Kontext erlangt worden sein. Eine genaue Auflistung aller Gesetze finden Sie unter § 2 HinSchG.

Wie bin ich bei der Abgabe einer Meldung geschützt?

Die Meldestelle hat während des gesamten Prozesses die Vertraulichkeit sowohl der hinweisgebenden Person, als auch die Person, die Gegenstand der Meldung ist, zu wahren. Die Identität der hinweisgebenden Person sowie betreffenden Personen werden nach Maßgabe des HinSchG und des BDSG vertraulich behandelt und ausschließlich den Personen bekannt gegeben, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind. Hinweisgebende Personen werden insbesondere nach § 36 HinSchG vor Repressalien und Benachteiligungen, z.B. Disziplinarmaßnahmen, Kündigungen aufgrund der Meldung geschützt. Bereits die Androhung oder der Versuch der Benachteiligung ist untersagt. Dieser Schutz besteht nicht, sofern die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige oder falsche Informationen über das Hinweisgebersystem gemeldet hat.

Wie lange dauert die Prüfung der Meldung?

Die Dauer der Prüfung kann von einigen Tagen bis mehrere Monate dauern. Sie ist abhängig von Umfang und Komplexität des Sachverhalts.

Wie läuft die Prüfung des Hinweises ab?

Nach Eingang Ihrer Meldung wird diese durch die zugriffsberechtigte Person der internen Meldestelle zunächst auf Stichhaltigkeit hin überprüft, d.h. es wird geprüft, ob der sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG eröffnet ist und ob es genügend Hinweise für einen Verstoß gibt. Falls nach der ersten Beurteilung des gemeldeten Sachverhaltes von der internen Meldestelle hinreichende Verdachtsmomente für einen Verstoß angenommen werden, können angemessene Folgemaßnahmen zur weiteren Sachverhaltsaufklärung, z.B. interne Befragungen eingeleitet werden.

Erhalte ich als hinweisgebende Person Information über den Status meiner Meldung?

Die hinweisgebende Person erhält während der Untersuchungsdauer Rückmeldung über den Status der Bearbeitung seiner Meldung. Spätestens 7 Tage nach der Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung. Innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung hinsichtlich geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen, sowie die Gründe für diese.

Kann ich auch anonym einen Verstoß melden?

Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit anonym einen Hinweis bei der Hinweisgeberstelle abzugeben. Auch anonym eingehende Hinweise werden durch die interne Meldestelle, soweit möglich, untersucht. Wir weisen Sie jedoch ausdrücklich daraufhin, dass im Rahmen einer anonymen Meldung die Möglichkeit etwaiger Rückfragen zur Sachverhaltsaufklärung sowie einer Rückmeldung bei den bestehenden Meldekanälen nicht möglich ist.

Was passiert mit den Daten, die ich im Rahmen meiner Meldung weitergegeben habe?

Die von Ihnen abgegeben Daten werden im Rahmen des gesamten Prozesses vertraulich und datenschutzkonform gespeichert. Ein Zugriff auf diese Daten ist ausschließlich auf die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der internen Meldestelle begrenzt und darf nur in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen an zuständige Stelle zur weiteren Sachverhaltsaufklärung weitergeleitet werden. Die Meldestelle hat in solchen Fällen die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Ist die Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person für die Vornahme weiterer Folgemaßnahmen notwendig, ist vor der Weitergabe eine schriftliche Einwilligung einzuholen.  Die Dokumentation wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Aufbewahrung der Dokumentation kann erforderlich sein, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen.

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Datenschutz.

Die Sparkasse Trier wurde von Oberbürgermeister Wolfram Leibe mit dem neuen Qualitätssiegel „MEIN TOP JOB TRIER“ ausgezeichnet.

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